Quy trình làm NVC 6 bước: Cách làm hồ sơ định cư Mỹ

Quy trình làm NVC 6 bước là giai đoạn quan trọng trong quá trình hoàn thiện hồ sơ visa định cư Mỹ sau khi hồ sơ bảo lãnh được Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS) chấp thuận và chuyển đến Trung tâm Thị thực Quốc gia Hoa Kỳ (NVC).

Trong giai đoạn này, người bảo lãnh và đương đơn thực hiện các thủ tục cần thiết trên hệ thống Hệ thống Điện tử Trung tâm Thị thực Lãnh sự của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ (CEAC), bao gồm thanh toán phí, hoàn thành DS-260, nộp hồ sơ bảo trợ tài chính và giấy tờ dân sự. NVC sẽ rà soát hồ sơ để xác định liệu các tài liệu cần thiết đã được nộp đầy đủ hay chưa.

Vậy quy trình làm NVC 6 bước gồm những gì, cần chuẩn bị giấy tờ nào và làm sao hạn chế yêu cầu bổ sung hồ sơ (Checklist)? Hãy cùng tìm hiểu dưới đây.

Quy trình làm NVC 6 bước là gì?

Sau khi USCIS chấp thuận hồ sơ bảo lãnh, NVC tiếp nhận hồ sơ để thực hiện giai đoạn tiền xử lý visa định cư. NVC gửi Welcome Letter với thông tin cần thiết để đăng nhập CEAC, sau đó người bảo lãnh và đương đơn thực hiện các thủ tục theo yêu cầu của hồ sơ.

Có thể khái quát quy trình như sau:

Nhận Welcome Letter – Đóng phí – Hoàn thành DS-260 – Nộp bảo trợ tài chính – Nộp giấy tờ dân sự – NVC rà soát hồ sơ.

Yêu cầu cụ thể có thể khác nhau tùy loại hồ sơ và trường hợp của từng đương đơn.

Quy trình làm NVC 6 bước hồ sơ bảo lãnh định cư Mỹ

Các bước chi tiết trong quy trình NVC

Bước 1: Nhận Welcome Letter và đăng nhập CEAC

Sau khi tạo hồ sơ, NVC gửi Welcome Letter qua email hoặc thư. Thư này chứa Case Number và Invoice ID Number, được sử dụng để đăng nhập hệ thống CEAC.

Đây là bước đầu tiên để kiểm tra tình trạng hồ sơ và thực hiện các thủ tục NVC yêu cầu.

Bước 2: Đóng các khoản phí NVC

Tùy hồ sơ, CEAC có thể yêu cầu đóng phí NVC thường bao gồm Affidavit of Support Fee (phí bảo trợ tài chính) và Immigrant Visa Fee (phí visa định cư).

NVC hiện hướng dẫn thanh toán trực tuyến bằng tài khoản ngân hàng tại Mỹ. Sau khi thanh toán, cần chờ NVC xử lý khoản phí trước khi có thể tiếp tục một số bước, trong đó có DS-260.

Lưu ý: Mức phí có thể thay đổi. Vì vậy, nên kiểm tra số tiền hiển thị trực tiếp trên CEAC hoặc trang phí chính thức của Bộ Ngoại giao Mỹ thay vì sử dụng mức phí từ các bài viết cũ.

Bước 3: Hoàn thành đơn DS-260

DS-260 – Immigrant Visa Application là đơn xin visa định cư được thực hiện trực tuyến trên CEAC.

Mỗi đương đơn đủ điều kiện đi cùng hồ sơ cần hoàn thành DS-260 theo hướng dẫn. Biểu mẫu yêu cầu nhiều thông tin như:

• Thông tin cá nhân
• Thông tin gia đình
• Lịch sử cư trú
• Lịch sử học tập
• Lịch sử việc làm
• Các thông tin khác theo yêu cầu của biểu mẫu

Thông tin cần được khai chính xác và nhất quán với hồ sơ. Sau khi gửi DS-260, đương đơn nên lưu và in trang xác nhận DS-260 để sử dụng ở bước phỏng vấn.

Bước 4: Nộp hồ sơ bảo trợ tài chính

Người bảo lãnh thường phải nộp Form I-864 (Mẫu Cam kết Bảo trợ Tài chính) cùng các tài liệu chứng minh tài chính theo yêu cầu của hồ sơ.

Tùy từng trường hợp, hồ sơ bảo trợ tài chính có thể bao gồm:

• Form I-864, I-864EZ hoặc I-864A nếu áp dụng.
• Bằng chứng về tình trạng của người bảo lãnh theo yêu cầu của hồ sơ.
• IRS Tax Transcript hoặc bản sao tờ khai thuế liên bang theo yêu cầu hiện hành.
• Bằng chứng về thu nhập hiện tại nếu được yêu cầu.
• Tài liệu chứng minh tài sản hoặc hồ sơ của người đồng bảo trợ (Joint Sponsor) nếu cần.

Người bảo lãnh cần đối chiếu yêu cầu cụ thể của hồ sơ và hướng dẫn hiện hành trước khi nộp tài liệu cho NVC.

Bước 5: Nộp giấy tờ dân sự

Sau khi hoàn thành DS-260, đương đơn và các thành viên gia đình cùng di cư cần chuẩn bị các giấy tờ dân sự (Civil Documents) theo yêu cầu của hồ sơ. Danh sách giấy tờ được CEAC và hướng dẫn theo từng quốc gia xác định.

Các giấy tờ thường có thể bao gồm:

• Hộ chiếu
• Giấy khai sinh
• Giấy tờ hôn nhân
• Giấy tờ ly hôn hoặc chứng tử của vợ/chồng cũ nếu áp dụng
• Lý lịch tư pháp
• Hồ sơ quân đội nếu thuộc trường hợp phải nộp
• Các giấy tờ dân sự khác theo yêu cầu

Đối với hồ sơ Việt Nam: Trang hướng dẫn chính thức của Bộ Ngoại giao Mỹ hiện xác định Phiếu Lý lịch tư pháp số 2 là giấy chứng nhận lý lịch tư pháp được chấp nhận cho hồ sơ visa định cư; trang này cũng nêu rằng Lý lịch tư pháp số 1 không được chấp nhận.

Bước 6: NVC rà soát hồ sơ và xác nhận DQ

Sau khi tải đầy đủ giấy tờ lên CEAC, người bảo lãnh và đương đơn cần nhấn gửi hồ sơ để NVC bắt đầu xem xét. Nếu chỉ tải giấy tờ lên mà chưa gửi, NVC chưa nhận hồ sơ để kiểm tra.

NVC sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu phát hiện tài liệu thiếu hoặc chưa phù hợp, NVC có thể yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Khi NVC kiểm tra và xác nhận hồ sơ đã đầy đủ, hồ sơ sẽ được xác định là hoàn tất về mặt giấy tờ (Documentarily Complete). Sau đó, NVC sẽ tiến hành các bước liên quan đến việc xếp lịch phỏng vấn. Thời gian phỏng vấn còn phụ thuộc vào lịch làm việc của Đại sứ quán/Lãnh sự quán và tình trạng visa của từng hồ sơ.

Đối với những diện visa có giới hạn số lượng, ngày ưu tiên (Priority Date) cũng phải đến lượt theo quy định thì hồ sơ mới có thể được sắp xếp phỏng vấn.

Giấy tờ cần chuẩn bị cho quy trình làm NVC 6 bước

Có thể chia hồ sơ thành hai nhóm chính:

1. Giấy tờ dân sự của đương đơn

Tùy trường hợp, đương đơn có thể cần chuẩn bị:

• Hộ chiếu
• Giấy khai sinh
• Lý lịch tư pháp
• Giấy đăng ký kết hôn
• Giấy tờ ly hôn hoặc chứng tử của vợ/chồng cũ
• Hồ sơ quân đội nếu áp dụng
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu của Civil Document Finder (công cụ tra cứu giấy tờ dân sự) đối với từng quốc gia.

Không nên sử dụng một checklist chung cho tất cả hồ sơ vì yêu cầu giấy tờ phụ thuộc vào từng quốc gia và hoàn cảnh của đương đơn.

2. Hồ sơ bảo trợ tài chính

Người bảo lãnh cần chuẩn bị:

• Form I-864 hoặc mẫu phù hợp.
• Hồ sơ thuế và chứng từ thu nhập.
• Bằng chứng về tình trạng của người bảo lãnh.
• Tài liệu về tài sản hoặc người đồng bảo trợ nếu áp dụng.

Yêu cầu cụ thể nên được đối chiếu với hướng dẫn I-864 hiện hành.

5 lỗi cần tránh trong quy trình làm NVC 6 bước

Chuẩn bị hồ sơ NVC không chỉ là nộp đủ giấy tờ mà còn phải đảm bảo tài liệu đúng, rõ ràng và nhất quán.

Dưới đây là 5 lỗi thường gặp cần đặc biệt lưu ý.

1. File scan mờ hoặc thiếu thông tin

CEAC chấp nhận các định dạng PDF, JPG và JPEG. Mỗi file tài liệu scan không được vượt quá 4 MB. Tài liệu cần rõ ràng, không bị cắt mất thông tin và đúng chiều đọc.

2. Hồ sơ thuế chưa đầy đủ

Hồ sơ I-864 cần đi kèm các bằng chứng tài chính theo yêu cầu. Việc chỉ tải lên một phần hồ sơ thuế hoặc thiếu tài liệu cần thiết có thể khiến NVC yêu cầu bổ sung.

3. Nộp sai loại lý lịch tư pháp

Đối với hồ sơ Việt Nam, cần kiểm tra đúng yêu cầu về Phiếu Lý lịch tư pháp số 2 và các hướng dẫn hiện hành của cơ quan lãnh sự.

4. Thiếu giấy tờ về hôn nhân trước đây

Nếu đương đơn từng kết hôn, ly hôn hoặc góa, cần kiểm tra yêu cầu về giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân trước đây và chuẩn bị tài liệu phù hợp nếu được yêu cầu.

5. Thông tin không thống nhất hoặc thiếu bản dịch

Trước khi Submit, nên đối chiếu các thông tin quan trọng giữa DS-260, I-864, hộ chiếu và giấy tờ dân sự, đặc biệt là họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, địa chỉ và lịch sử cư trú.

Đối với tài liệu không phải tiếng Anh, cần kiểm tra yêu cầu về bản dịch chứng thực/certified translation theo hướng dẫn áp dụng cho hồ sơ. Bộ Ngoại giao Mỹ yêu cầu tài liệu không bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi nộp hồ sơ phải có bản dịch được chứng nhận theo quy định áp dụng.

Kết luận

Quy trình làm NVC 6 bước gồm các công việc chính từ nhận Welcome Letter, thanh toán phí, hoàn thành DS-260, chuẩn bị bảo trợ tài chính, nộp giấy tờ dân sự đến gửi hồ sơ để NVC rà soát.

Để hạn chế yêu cầu bổ sung, điều quan trọng không chỉ là nộp đủ giấy tờ mà còn phải kiểm tra đúng yêu cầu của từng hồ sơ, scan tài liệu rõ ràng và đảm bảo thông tin nhất quán.

Đặc biệt, hãy đối chiếu checklist được tạo cho hồ sơ trên CEAC và hướng dẫn giấy tờ theo quốc gia trước khi Submit. Sau khi hồ sơ được NVC xác định là documentarily complete, thời điểm phỏng vấn còn phụ thuộc vào khả năng sắp xếp của cơ quan lãnh sự và tình trạng visa đối với những diện bị giới hạn số lượng.