Cập nhật 2025 – Quy định mới về dịch thuật, công chứng và chứng thực chữ ký người dịch

Từ ngày 01/07/2025, theo Luật Công chứng 2024 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 104/2025/NĐ‑CP và Nghị định 120/2025/NĐ‑CP, nhiều nội dung trong lĩnh vực công chứng và dịch thuật được sửa đổi để phù hợp với xu hướng điện tử hoá, minh bạch hoá thủ tục và tăng cường trách nhiệm pháp lý.

Trong đó, một thay đổi nổi bật là việc ngưng công chứng bản dịch và thay vào đó là chứng thực chữ ký người dịch – một bước chuyển quan trọng cho dịch vụ dịch thuật, công chứng.
Việc này có ảnh hưởng trực tiếp đến cá nhân, doanh nghiệp và các tổ chức dịch thuật – cần nắm rõ để thực hiện đúng và tránh bị lúng túng khi triển khai từ ngày hiệu lực.

Những điểm cần biết về chứng thực chữ ký và thay đổi quy định dịch thuật

1. Những điểm chính của quy định mới về dịch thuật & chứng thực chữ ký người dịch

Dưới đây là các nội dung quan trọng bạn nên biết:

1.1 Ngưng công chứng bản dịch

• Trước đây, khi dịch giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (hoặc ngược lại), thường thực hiện công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng.
• Từ ngày 01/07/2025, theo Luật Công chứng 2024, việc công chứng bản dịch sẽ không còn trong phạm vi công chứng. Thay vào đó, chuyển sang chứng thực chữ ký người dịch.
• Bản dịch đã được công chứng trước ngày 01/07/2025 vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng.

1.2 Chứng thực chữ ký người dịch

• Theo Nghị định 120/2025/NĐ‑CP (hiệu lực từ 01/07/2025), việc chứng thực chữ ký người dịch trong giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Điều 17 NĐ 120/2025/NĐ-CP quy định:

• • Nếu người dịch là cộng tác viên của UBND cấp xã thì yêu cầu chứng thực ký cần bản dịch và giấy tờ/văn bản gốc.
  • Nếu người dịch không phải cộng tác viên của UBND cấp xã, dịch cho mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực ký thì phải xuất trình:

• • • Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ nhân thân, hộ chiếu, CCCD…
    • Bằng cử nhân ngoại ngữ hoặc đại học với ngôn ngữ cần dịch (trừ trường hợp ngoại ngữ hiếm)
    • Bản dịch đính kèm giấy tờ/văn bản cần dịch.
• Thủ tục: người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký với mẫu nếu có nghi ngờ.

1.3 Thẩm quyền thực hiện

• Từ 01/07/2025, việc chứng thực chữ ký người dịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã.
• Trước đó, việc này thuộc Phòng Tư pháp cấp huyện/quận.

Những điểm cần biết về chứng thực chữ ký và thay đổi quy định dịch thuật

Áp dụng cho ai & khi nào cần thực hiện

• Các cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu dịch thuật giấy tờ pháp lý, giấy tờ nước ngoài (giấy tờ cá nhân, hợp đồng, văn bản…) sử dụng từ ngày 01/07/2025 trở đi cần lưu ý đến việc không còn công chứng bản dịch mà cần thực hiện chứng thực chữ ký người dịch.
• Các tổ chức dịch thuật, văn phòng dịch thuật cần cập nhật quy trình dịch – ký – chứng thực phù hợp với quy định mới để tư vấn khách hàng chính xác.
• Trường hợp bản dịch đã được công chứng trước ngày 01/07/2025 vẫn được sử dụng bình thường, nhưng nếu sử dụng sau ngày này và có yêu cầu chứng thực thì thực hiện theo quy định mới.

Tác động & lời khuyên cho người sử dụng dịch vụ dịch thuật

• Tác động tích cực: quy trình rõ ràng hơn, tăng tính pháp lý và trách nhiệm người dịch, giảm thủ tục công chứng phức tạp.
• Lưu ý rủi ro: nếu tiếp tục dùng dịch thuật mà yêu cầu công chứng bản dịch (theo thói quen cũ) sẽ không đúng luật, có thể gây chậm trễ hoặc bị từ chối sử dụng.
• Lời khuyên:

• • Trước khi dịch và sử dụng bản dịch, hỏi rõ đơn vị dịch thuật về việc liệu họ có là cộng tác viên cấp xã, hoặc người dịch có đủ điều kiện, và liệu bản dịch có cần chứng thực ký người dịch hay chỉ sử dụng nội bộ.
  • Khi chứng thực: chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định (giấy tờ nhân thân, bằng cấp nếu cần, bản dịch đính kèm…) để tránh bị yêu cầu bổ sung.
  • Đối với doanh nghiệp, văn phòng dịch thuật: cập nhật hợp đồng dịch thuật, hướng dẫn khách hàng theo đúng quy định từ 01/07/2025.
  • Giữ hồ sơ chứng thực/chữ ký người dịch (ký trước mặt cấp xã) một cách cẩn trọng, bởi nó sẽ là giấy tờ pháp lý quan trọng khi sử dụng bản dịch.

Những điểm cần biết về chứng thực chữ ký và thay đổi quy định dịch thuật

Vì sao cần chọn đơn vị dịch thuật và chứng thực uy tín

Khi thủ tục dịch thuật và chứng thực thay đổi, việc lựa chọn đơn vị uy tín, am hiểu pháp luật là rất quan trọng:

• Đảm bảo người dịch có đủ năng lực, bằng cấp hoặc được công nhận đúng quy định.
• Đảm bảo thủ tục chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện đúng tại UBND cấp xã.
• Hạn chế rủi ro về việc sử dụng bản dịch không hợp pháp, ảnh hưởng đến giao dịch, hồ sơ doanh nghiệp hoặc cá nhân.
• Giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, tránh việc phải làm lại hoặc bổ sung hồ sơ do không đáp ứng đúng yêu cầu mới.

Như vậy, từ ngày 01/07/2025, các quy định mới về dịch thuật – chứng thực chữ ký người dịch – và công chứng đã tạo ra bước chuyển rõ nét trong pháp lý dịch vụ liên quan. Cá nhân, tổ chức cần nắm rõ: không còn công chứng bản dịch, chứng thực chữ ký người dịch thuộc thẩm quyền cấp xã, thủ tục và điều kiện rõ ràng hơn để đảm bảo bản dịch có giá trị pháp lý và đáp ứng đúng yêu cầu khi sử dụng.

Nếu bạn cần hỗ trợ dịch thuật chuyên nghiệp, thủ tục chứng thực chữ ký người dịch, hoặc tư vấn về quy định mới từ 01/07/2025, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi — đội ngũ chuyên gia sẽ đồng hành cùng bạn.